Lunes, 3 Febrero, 2014
Para lograr una mayor efectividad en el cubrimiento de la VIII Cumbre de la Alianza del Pacífico, la Oficina de Coordinación de Prensa ha diseñado un instructivo de prensa que contiene toda la información necesaria para que los medios de comunicación y la prensa oficial. Foto: OP-Cancillería.
Bogotá, (feb. 3/14). Entre el 8 y 10 de febrero, Cartagena (Colombia) será la sede de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico.
Para lograr una mayor efectividad en el cubrimiento del certamen, la Oficina de Coordinación de Prensa ha diseñado el siguiente INSTRUCTIVO DE PRENSA que contiene toda la información necesaria para que los medios de comunicación y la prensa oficial de los países obtengan la información necesaria para cumplir a cabalidad con su misión.
1. COORDINACION DE PRENSA
Toda información originada con destino a los medios de comunicación durante el evento, se canalizará a través de la Oficina de Coordinación de Prensa. La OCP se ocupa de los siguientes temas, entre otros:
- Aprobar las acreditaciones de los medios interesados en cubrir la VII Cumbre.
- Garantizar la infraestructura tecnológica y de servicios para los medios acreditados.
- Preparar los documentos periodísticos de interés sobre el certamen.
- Definir las reglas para el cubrimiento de cada uno de los eventos de la Cumbre.
El contacto con Coordinación de Prensa:
Eduardo Rodríguez
Correo electrónico: prensacumbredelpacifico@cancilleria.gov.co
Celular: (057) 300 537 15 01
Entre el 6 y el 10 de febrero de 2014, la Oficina de Coordinación de Prensa de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico operará en el Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala en el Claustro de las Ánimas y cuya dirección es la siguiente:
Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala
Cartagena, Bolívar
Calle 24 # s/n, Cartagena, Bolívar
2. ACREDITACIONES DE PRENSA
Entre el 17 de enero y el 2 de febrero de 2014, los medios interesados en cubrir el desarrollo de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico debieron tramitar su acreditación, cumpliendo los pasos que se han fijado para todos los participantes a través del sitio web: www.cancilleria.gov.co
2.1 Comité de acreditaciones de prensa
Dicho Comité está integrado por representantes de las entidades que tienen a su cargo la organización de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico.
La decisión de aceptar o no una solicitud de acreditación de prensa será informada vía correo electrónico al peticionario por parte de la oficina de coordinación de prensa de la Cumbre que le indicará el procedimiento final para completar el registro.
Quienes completen exitosamente los cuatro pasos del proceso de acreditación les será entregada la credencial.
En caso de dudas sobre el registro de un medio de comunicación o periodista, interesado en cubrir la Cumbre, el comité de acreditaciones de prensa podrá realizar las consultas que considere necesarias al jefe de comunicaciones o prensa del país del solicitante.
2.2 Prensa Oficial
En relación con la prensa oficial, las delegaciones de los países invitados acreditarán sus equipos de comunicación mediante el envío de una nota diplomática. La oficina de prensa de la Cumbre actuará en coordinación con la Dirección de Protocolo de la Cancillería y estará debidamente informada sobre las acreditaciones en mención, para hacerles llegar a las delegaciones de prensa oficial la documentación logística y temática del certamen.
En el tema de prensa se definen las siguientes categorías de credenciales:
Credencial General. Se entregará a los medios de comunicación privados y dará acceso a los servicios de la sala de prensa en el Claustro de Las Ánimas y con acceso restringido a plenarias en el Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala y al área de prensa del Aeropuerto Rafael Núñez.
Credencial Prensa Oficial. Se entregará a las delegaciones oficiales que acompañen a los Presidentes. Las credenciales de prensa de los fotógrafos oficiales les permitirá ingresar a un pool de fotógrafos oficiales que acompañará a los mandatarios durante los distintos eventos programados por la Cumbre.
La entrega de las credenciales de prensa para los medios de comunicación se hará en Cartagena desde el 6 y 7 de febrero entre las 9 de la mañana y las 5 de la tarde en la siguiente dirección y contacto:
Maria Isabel Álvarez
Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala
Acreditaciones Prensa
Celular: (057) 3105370304
Pases electrónicos de acceso. Para el ingreso a las áreas donde se desarrollen eventos de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico existirán pases electrónicos de acceso, cuya categoría de acceso será fijada por la organización, de acuerdo con los siguientes criterios:
a) Eventos programados. Para tener acceso a dichos pases electrónicos los medios de comunicación acreditados deberán remitir oportunamente un correo electrónico a prensacumbredelpacifico@cancilleria.gov.co hasta 60 horas antes, indicando el evento que les interesa cubrir y el responsable de dicho cubrimiento.
El comité de prensa determinará el número de pases electrónicos de acceso por evento y comunicará a los acreditados los accesos que tienen aprobados al formalizar el registro.
El día 8 de febrero a las 7 de la noche en salón de ruedas de prensa Pegasos, del Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala, se realizará el sorteo para tener acceso a los pools de prensa que ingresarán con sus correspondientes pases electrónicos de acceso.
Los pases electrónicos de acceso se utilizarán para los siguientes eventos programados:
- Recibimiento de los Jefes de Estado en la explanada de banderas
- Inauguración de la Cumbre
- Foto Oficial
- Foto de los Presidentes con los Empresarios
- Firma de acuerdo y rueda de prensa final de la VIII Cumbre del Pacífico
b) Eventos no programados. Existirán igualmente pases electrónicos de acceso para el ingreso a las eventuales ruedas de prensa que alguno de los Jefes de Estado programe en el salón Pegasos, cuyo uso debe ser solicitado por los jefes de prensa de cada país al comité de prensa.
3. SALA DE PRENSA UBICADA EN EL CLAUSTRO DE LAS ÁNIMAS DEL CENTRO DE CONVENCIONES JULIO CÉSAR TURBAY AYALA
La Sala de prensa operará en el claustro de las Ánimas ubicada dentro del Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala de la Ciudad de Cartagena. La sala de prensa contará, entre otros, con los siguientes servicios para los medios de comunicación y prensa oficial:
- Sala de redacción con 30 computadores.
- Conexión de Internet de alta velocidad (cableado y Wi Fi).
- 80 puestos de trabajo para periodistas.
- Circuito cerrado de televisión con señales de los distintos eventos.
- Recepción de la señal de video y audio en HD en el centro de prensa.
- Press box para captura de señales de audio y video.
- Áreas para ruedas de prensa.
- Sala para entrevistas.
- Grabación y edición, distribución de video y streaming.
- Servicios comerciales de Telefonía DDN (Discado Directo Nacional) – DDI (Discado Directo Internacional).
- Zona de Lunch Box para prensa y transporte para medios.
En la Sala de Prensa se brindará toda la información sobre el desarrollo de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico y desde allí se organizarán lospools con los periodistas que ingresarán a los distintos eventos donde participen los Jefes de Estado invitados.
Durante el evento la información sobre las eventuales conferencias de prensa se podrán encontrar en internet en www.cancilleria.gov.co
Como apoyo especial para periodistas y medios en general, desde este sitio web será posible seguir la señal streaming de la VIII Cumbre.
Recomendaciones técnicas. Los medios de comunicación deben tener en cuenta que la electricidad en Colombia es de 110V 60 ciclos (60hz) por lo que deben asegurarse de tener los transformadores y adaptadores necesarios. Los medios radiales y de televisión deben tener en cuenta que es necesario contar con el siguiente tipo de conectores:
- Sistema de televisión en NTSC
- BNC y RCA video para T.V
- CANON: para audio profesional
- Conectores mini jack de 3.5 mm para audio de grabadoras.
Ingreso de equipos técnicos periodísticos a Colombia. Los medios de comunicación y la prensa oficial que lleguen al país con sus equipos técnicos de trabajo (cámaras de fotografía y de video, grabadoras, editoras, computadores, etc.) deben descargar del sitio www.cancilleria.gov.co el formulario para registro de entrada y salida de equipos del país. Éste debe ser diligenciado (dos copias) y entregado a las autoridades de migración a la llegada a la ciudad de Cartagena.
Para cualquier información adicional relacionada con los servicios de la Sala de Prensa el contacto es el siguiente:
Eduardo Rodríguez Garzón
Cel: (057) 300 537 15 01
4. SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES
Los medios de comunicación acreditados contarán en la sala de prensa con servicios comerciales de Telecomunicaciones que brindará la Empresa UNE. Allí será posible adquirir tarjetas para llamadas DDN – DDI.
Las solicitudes específicas de los medios de comunicación en materia de telecomunicaciones en la sala de prensa deben dirigirse a:
Adriana Amaya Sastoque
Teléfono: 57 (1) 6065555 Ext. 10643
Celular: (057) 300 6772840
Celular: (057) 300 6772840
Correo electrónico: adriana.amaya@une.com.co
5. SERVICIOS DE TELEVISIÓN
En el Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala se montará el centro de recepción y distribución de televisión, el cual estará a cargo de la empresaTelevideo, que se ocupará de prestar los servicios necesarios para la instalación y operación técnica de la producción y transmisión de televisión de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico en calidad broadcast - HD.
Allí se dispondrá un centro de copiado de televisión, grabación y reproducción de los eventos.
RTVC emitirá en directo por el Canal Institucional de Colombia los eventos considerados de interés nacional e internacional que defina la organización de la Cumbre. Los medios interesados en emitir señal vía satélite o contratar los servicios técnicos de Televideo deben dirigirse a:
Ingeniero Juan Oviedo
Teléfonos: (+571)254 4888
Celular: 3153457620
Correo electrónico: ingeniería@televideo.com
6. SERVICIOS DE FOTOGRAFÍA
En el Claustro de las Ánimas operarán los servicios fotográficos de apoyo para los reporteros gráficos acreditados y se enviará material fotográfico a los medios que lo soliciten.
Para los eventos cubiertos exclusivamente por la prensa oficial, se ofrecerá material gráfico a los representantes de los medios que los soliciten.
7. TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO
Entre el 8 y 10 de febrero, la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico ha dispuesto el servicio de transporte colectivo para movilizar a la prensa acreditada para llegada Aeropuerto Rafael Núñez, hotel sede de periodistas y sala de prensa en el Centro de Convenciones Julio César Turbay Ayala.
Los representantes de los medios de comunicación podrán alojarse en el hotel de su preferencia. Sin embargo, la organización ha designado hoteles sede para la prensa: Hotel Caribe y Cartagena Plaza.
Para más información y reservas sobre hoteles comunicarse con:
Samantha Beetar Ramírez
Coordinadora General Central de Reservas Hoteleras
Celular: 315 895 4180 _ 3153427638
Conmutador: (57 5) 655-4800
8. ÁREAS DE CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO
Llegada de Presidentes al Rafael Núñez
En el transcurso del día 9 de febrero los Jefes de Estado participantes en la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico estarán arribando al aeropuerto Rafael Núñez.
Al descender del avión presidencial los mandatarios podrán dirigirse a los representantes de los medios de comunicación ubicados en la tarima de prensa cerca a las aeronaves.
El día 10 de febrero tendrán lugar los siguientes eventos:
Recibimiento de los Jefes de Estado
En la explanada de San Francisco del Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala tendrá lugar el recibimiento de los Jefes de Estado por parte del Presidente de la República de Colombia, Juan Manuel Santos.
A este evento ingresarán los fotógrafos y camarógrafos acreditados que tengan el pase electrónico No. 1
Inauguración de la Cumbre
Se ha dispuesto un área en Salón Barahona para ubicar a los fotógrafos y camarógrafos acreditados que tengan el pase electrónico de acceso número 2.
Los fotógrafos deben traer zooms apropiados y el salón se iluminará especialmente para la transmisión de televisión, por lo cual no está permitido el uso de flash. El evento será llevado por Circuito Cerrado de Televisión a la Sala de Prensa e irá en directo por el Canal Institucional de RTVC, así como en señal multidestino.
Foto oficial
Tendrá lugar en la Explanada de Bandera la Foto oficial de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico con todos los Jefes de Estado participantes.
En este sitio permanecerán los fotógrafos y camarógrafos acreditados con el Pase electrónico No 1.
El evento será llevado por Circuito Cerrado de Televisión a la Sala de Prensa e irá en directo por el Canal Institucional de RTVC, así como en señal multidestino.
Foto de los Presidentes con los empresarios
Tendrá lugar en el Salón Barahona 4, la foto de los Presidentes de la Alianza del Pacífico con los miembros del Consejo Empresarial.
Tendrán acceso los Fotógrafos Oficiales.
Clausura de la Cumbre: Firma del Protocolo Adicional al Acuerdo Marco, Declaración de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico y rueda de prensa final
En el Claustro de las Ánimas se realizarán las firmas del Protocolo Adicional al Acuerdo Marco y la firma de la Declaración de la VIII Cumbre Presidencial de la Alianza del Pacífico, además de la conferencia de Prensa con la que se cierra la VIII Cumbre Presidencial.
A este evento pueden ingresar todos los periodistas y camarógrafos acreditados y que tengan habilitados el Pase electrónico de acceso No 3.
La rueda de prensa será transmitida por circuito cerrado de televisión e irá en directo por el Canal Institucional de RTVC, así como en señal multidestino.
NOTA IMPORTANTE. Todos los movimientos de los pools para los eventos programados y no programados que se realicen utilizando los pases Electrónicos de Acceso, se harán únicamente con personal guía de Prensa Cumbre, por lo tanto de no seguir esta indicación puede perder su credencial de acceso a la Cumbre.